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做好档案工作要注重养成良好习惯

作者:余样明

来源:中国档案报

2019-06-10 星期一

????笔者近日到部分机关调研时发现,一些机关做不好档案工作,大致有4种原因。一是认为档案工作不显山露水,无关紧要;二是单位人手少任务重,无力应付;三是档案业务不熟,无从下手;四是档案工作责任体系没建立,无责可追。笔者认为,要做好机关档案工作,防止出现以上情况,应该提高认识,落实保障措施,加强业务学习,牢牢把握住“收、管、用”3个主要环节,注重养成良好习惯,工作上不拖不欠,一任接着一任干,不断推动档案工作向前发展。

????养成文件材料及?#31508;?#38598;积累、定期归档、定期移交进馆的良好习惯。一是抓源头,注重档案资料及?#31508;?#38598;积累。机关单位办公室要对单位印发的文件、上报的材料和传阅后的上级文件进行及?#31508;?#38598;,并督促各职能科室及?#31508;?#38598;档案资料,将上年度各种门类、载体的档案统一收集齐全,尤其要将单位会议记录、重要工作的文件材料以及电子文件、照片等载体材料收集齐全,做到不丢失、不损毁,应收尽收、应归尽归。二是抓规范,科学整理归档。要熟悉《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》等,每年6月之前,在档案部门的指导下开展档案整理工作;整理完毕打印好目录后交档案部门验收;整理后的档案可放在本单位档案室保管5年,以方便查阅,保管条件差的单位?#37096;?#27599;年直接移交给综合档案馆保管。三是抓资源入库,集中移交进馆。立档单位要联系综合档案馆,将保管期限为永久和30年、自形成之日起满5年的到期档案在接受检查验收后移交进综合档案馆;重大活动、重大事件档案应及时向综合档案馆移交;移交时一定要开展自查,凡不符合规范要求的,该组卷重整的要组卷重整,该抢救复制的要抢救复制,档案材料不齐全完整的,要千方百计查?#20063;?#40784;,确保进馆档案的齐全、规范和完整。

????养成科学保管档案的良好习惯。档案室既是一个单位保管和利用档案资?#31995;?#22522;地,也是展示一个单位发展历史和精神面貌的窗口。要按照机关档案?#19968;?#30784;设施建设指导意见的要求,将档案用房纳入整体规划,按照经济、实用、安全的原则,在规划设计时充分满足档案用房功能齐全、布局合理、保管安全、利用便捷的需要。一是抓硬件,高度重视档案?#19968;?#30784;设施建设。档案室应做到档案库房、阅览室、办公室“三分开?#20445;?#24211;房内应有档案资料存放位置示意图,库房面积应满足本单位档案工作发展的需要。二是配备符合要求、运行良好的档案专业防护和安全风险防范设施设备,使用符合标准的档案用品。档案安全是底线,不能出任何问题,要坚持预防为主的工作思路,落实防潮、防高温、防火、防虫、防霉等措施,确保档案的安全保管。三是加强日常安全管理。要定期检查库房内外环境及档案安全设施设备运?#26143;?#20917;,保持库房的整齐、清洁、美观;做好库房温湿度记录和调控,坚持每日下班前进行安全检查,杜绝档案安全隐患;严格执行档案出入库登记制度、档案数据异地异?#26102;?#20221;制度,定期开展档案清点,严格落?#26723;?#26696;信息安全工作岗位责任,提高档案管理软件系统和室藏档案文件级目录数据库安全防护水平,避免各类安全事?#23454;?#21457;生。

????养成档案查阅利用的良好习惯。一是加强档案查阅利用窗口标准化建设。在综?#26174;?#35272;室内醒目位置公布档案查阅流程、注意事项、服务电话等,设置接待登记、目录检索、档案阅览等区域,放置供利用者使用的纸笔、放大?#26723;任?#21697;。二是注重良好习惯的养成。查阅档案资料由档案室专人负责,认真办理各项查档登记?#20013;付?#26597;阅地点;能利用档案数字化管理系统查阅的不用档案原件查阅,档案原件一般不得外借;需要查阅会议记录等档案的要出具该单位的证明,履行审批?#20013;?#29992;作?#23616;?#30340;,经有关人员核对无误后,注明出处,加盖专用章;利用完?#31995;?#26723;案资料要仔细清点,及时入库。三是勤于开展编研工作。挖掘档案资?#31995;?#21382;史价值,推出有特色、有价值并能?#20174;?#26412;地历史的编研成果;编写档案利用案例,发挥档案服务社会的价值。

????原载于《中国档案报》2019年6月6日 总第3382期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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