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关于档案安全风险防范与控制的思考

作者:云南省档案局副局长 张文芝

来源:中国档案报

2019-06-10 星期一

????安全是人类生存和发展的前提,人人渴望安全,呼唤安全,当今社会对安全的重视程度之高是前所未有的。我们每天都会听到看到国内外有关安全事故的报道,包括生产安全、食品安全、社会安全、交通安全、消防安全等。与档案、文物有关的安全事故也不少,如巴西国?#20063;?#29289;馆火灾、法国巴黎圣母院火灾等,一些档案馆(室)也不同程度地存在档案安全隐患。为贯彻落实总体国家安全观,国家档案局于2017年专门召开了档案安全工作会议。会议指出,要把构建风险分级管控机制和隐患排查治理双重预防机制作为进一步加强档案安全管理的重要抓手,筑牢档案安全防控体系。近几年,国家档案局陆续出台了一系列安全管理规定和措施,进一步强化档案安全管理。比如:2018年9月,国家档案局向全国档案部门下发了《关于进一步加强档案安全隐患排查检查的通知》,要求各级档案部门以巴西国?#20063;?#29289;馆火灾事件为警示,?#38505;?#32452;织开展档案安全风险防范工作;2018年12月,国家档案局印发了《档案馆安全风险评估?#21103;?#20307;系》,为各级各类档案馆提供安全风险防范具体指导;2019年4月,国家档案局印发《关于深入开展档案安全风险隐患排查整治工作的通知》,要求各单位“一把手”要亲自抓、亲自管,迅速开展档案安全自查自纠工作,要把防火、防水、防盗、防泄密等作为安全工作的重中之重。

????档案安全风险因素众多,如何识别档案安全存在的潜在风险,及时采取有效措施消除安全隐患?笔者结合档案工作实际,认为应从以下几个方面加以强化。

明确风险点,做到从源头控制

????安全管理是管理科学的一项重要内容,它是为实现安全目标而进行的有关决策、计划、组织和控制等方面的活动,主要运用现代安全管理原理、方法和手段,分析和研究各种不安全因素,从?#38469;酢?#32452;织和管理上采取有力措施,消除各种不安全因素,防止事故的发生。档案安全管理是指立档单位、档案馆(室)以?#26696;?#20154;对馆(室)藏档案实体和档案信息内容采取有效保护措施,避免档案受到损害,杜绝各类档案安全事故发生,最大限度地延长档案寿命,并使其处于安全状态的管理工作。但一些档案馆(室)存在着责任心不强、安全风险防范意?#24230;?#30340;问题,存在着重技防、物防,轻人防的情况,必须充分认识到,档案安全是总体国家安全的一个重要组成部分,要做好档案安全工作,离不开安全体?#26723;?#24378;力支撑,更离不开各级档案部门和档案管理者对安全职责的履行。国家档案局出台了《档案馆安全风险评估?#21103;?#20307;系》,其中,馆库安全包含馆库选址、馆库建筑、功能布局、设施设备等存在的风险点,档案实体安全包含档案保管、档案流转、档案抢救和保护等存在的风险点,档案信息安全包含系统安全、数据安全、档案开放和利用安全等存在的风险点,安全保障机制包含组织保障、制度保障、应急措施、宣传培训、安全保卫等存在的风险点。要保证档案安全,各级档案馆必须从思想上提高对档案安全风险防范重要性的认识,根据《档案馆安全风险评估?#21103;?#20307;系》内容,积极开展风险评估,全面、系统地梳理档案馆在这些方面可能存在的隐患,了解风险点,主动分析档案安全风险隐患,采取预防措施,做到从源头控制。

注重细节,做到持之?#38498;?#20445;安全

????在诸多档案安全风险因素中,显性风险相对易防,隐性风险难防。安全风险防范难在持之?#38498;恪?#22312;档案安全管理中,一些机关档案室工作人员大多是兼职人?#20445;?#21152;之一些地区经济困?#36873;?#24847;识不强、制度执行不坚决,导致安全风险防范不力。

????库房温湿度的调控在基层档案安全管理工作中容易被忽视。云南省气候复杂多样,由于各地对温湿度对档案安全管理影响的认识不足,加之边疆地区财力不足等原因,有的未配备相关温湿度调控设备,使?#27599;?#25151;温湿度存在长期超标不能得到有效控制的现象。小?#21103;?#21361;及大安全,长此以往,就会出现档案纸张老化,?#28798;?#21457;生虫蛀而损?#26723;?#26696;。各级档案馆必须按照《档案馆建筑标准》《照片档案管理规范》等执行档案保管的相关要求,根据不同地区的气候条件加强对库房的监测,营造良好的温湿度环境,确保档案得到安全保管。

????档案库房的卫生管理亟待加强。在档案管理的措施中,防尘是档案安全管理的一项重要措施。防尘不到位,库房容易产生鼠患、霉变等问题。2018年,国家档案局颁布了《机关档案工作规定》,对机关档案工作作出明确规定,各级档案馆(室)应?#32454;?#25191;行相关要求,尤其是库房卫生管理制度,随时保持库房的清洁卫生,防?#25925;?#23475;、虫害及其他有害生物对档案的侵蚀。

????档案数量与质量的定期安全检查制度落实不到位。档案的安全检查是防止档案的丢失损毁,确保档案实体数量与档案登记台账相一致的基本安全检查,也是对档案保管中是否存在虫蛀情况的安全检查。但在实际工作中,不少基层单位只重视档案移交时的案卷清点,而对已移交多年的档案数量与质量清查制度落实不到位,我们在档案规范化管理业务指导中,发现了库房档案管理台账不清但也没有采取相应的保护抢救措施的情况,严重影响档案的寿命和安全,必须建立健全并坚?#31181;?#34892;档案安全检查制度,定期对馆藏、?#20063;?#26723;案进?#26143;?#28857;核对,做到登记台账与档案实体相符,关注档案载体的变化,及时发现相关安全隐患,制定处置方案,确保档案的完整与安全。

????档案安全防护设施是确保档案安全必不可少的“安全防护网”。它包括入侵报警系统、出入口控制系统、视?#23548;?#25511;系统。一些基层档案馆只在档案库房、阅览室、裱糊室、数字化现场等重要场所安装了视?#23548;?#25511;系统,但安装入侵报警系统、出入口控制系统的较少?#24739;?#20351;已安装视?#23548;?#25511;系统的单位,也不能完全做到实时监控,监控的数据也没有进行规范管理。要按照《档案馆安全风险评估?#21103;?#20307;系》中指明的档案实体安全和数据安全风险点,根据自身实?#26159;?#20917;,在档案馆周边、档案库等重要位置安装和运用好入侵报警系统、出入口控制系统、视?#23548;?#25511;系统,只有这样,才能防患于未然。

建立健全应急机制,做到有备无患

????应急机制是针对特殊事件、突发事件的紧急处理机制。应急预案是为了迅速、有序、有效地针对已发生或可能发生的突发事件开展控制与救援行动,尽量避免事件的发生或?#26723;?#20854;造成的损害,依?#38556;?#20851;法律法规而预先制定的应急方案,是应对各类突发事件的操作指南。但一些基层档案馆在建立健全应急机制方面依然没有给予足够重视,认为灾难远离自己,存在着侥幸心理,有的没有制定应急预案,有的预案没有可操作性。此外,对电子档案的备份也存在“一备了之”的情况,对备份?#38382;健?#26448;质的选择、备份数据的检测、备份材料的管理等没有进行深入研究,使得遇到灾?#30740;?#35201;数据?#25351;?#26102;得不到应有的保障。根据国家档案局《档案工作突发事件应急处置管理办法》及相关规定,各级档案馆必须建立应急机制,完善应急预案。应急预案应该包括对水灾、火灾、地震等自然灾害和档案丢失、档案被盗、档案泄密、计算机信息管理系统?#35272;?#31561;突发性事件的应急处理方案;预案中要明确原则、方法、步骤、重点、职责、任务,确保遇灾不乱、组织有序、有备无患。

????档案安全是档案工作的底线和档案事?#26723;母?#22522;,维护档案安全、建立档案安全体系是档案工作的重要内容,将风险管理理念和机制引入档案安全管理是档案安全工作精细化、规范化管理的升级和运用,对于加强档案安全管理有重要的意义。只有加强档案安全风险管理,才能把一切风险控制在隐患形成之前,把一切隐患消灭在事故发生之前,确保档案安全万无一失。

????原载于《中国档案报》2019年6月6日 总第3382期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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